DSVGO-konformes flexibles Arbeiten mit eigenen Cloud-Lösungen

Der Arbeitsalltag wird immer anspruchsvoller wenn es darum geht schnell und flexibel auf Veränderungen oder Informationen zu reagieren.

Informationen möglichst sofort liefern, egal ob man im Büro ist oder nicht, Downloads nicht langwierig im Internet suchen sondern diese sicher und schnell erhalten. Informationen, Passworte die man nicht täglich benutzt, welche um sicher zu sein komplexer sind, wollen schnell mal eingesehen werden und ähnliches mehr.

Diese Anforderung schafft ein Speichermedium welches in einem Firmennetz zur Verfügung steht nur bedingt, denn es braucht zuerst eine sichere Verbindung zum Firmennetz um dann auf Informationen zugreifen zu können. Ausserdem ist man auf solchen Laufwerken selten der einzige der Zugriff hat. Von unterwegd mal mit dem Smartphone auf die Information zugreifen – in der Regel ist das nur schwer bis gar nicht möglich.

Eine eigene Cloud-Lösung kann hier schnell und Datenschutzkonform helfen. Für diesen Artikel verwende ich die Plattform ownCloud – das ist nicht die einzige Plattform, weswegen ich die ownCloud in meiner folgenden Diskussion als Beispielhaft betrachte. Es gibt noch die Nextcloud oder auch Kolab – allen gemein ist der Ansatz Daten, Kalender Adressdaten oder gar eine komplette Zusammenarbeitsstrategie abzubilden.

Der Versuch eines Beispiels…

Eine kleine Unternehmung mit vielleicht fünf Mitarbeitern arbeitet seit Beginn der Pandemie in räumlich getrennten Büros – ein zentraler Arbeitsspeicher war bis dahin ein NAS-Laufwerk. Welcher Hersteller spielt dabei keine Rolle. Nun muss aber auf die Laufwerke von z.B. einem Home-Office zugegriffen werden. Also wurde ein VPN-Server eingerichtet und jeder Mitarbeiter der von zu Hause aus arbeitet verbindet sich immer dann wenn er Zugriff auf eine Datei haben möchte.

Ist die Verbindung aktiv kann über den Rechner zu Hause alles erledigt werden. Ist jedoch das Heimnetzwerk kompromittiert, so trifft das in dem Moment auch für das Firmennetzwerk zu. Nebenbei kostet es einfach Zeit sich mit dem Firmennetzwerk zu verbinden manche Mitarbeiter scheitern gar an der Nutzung einer VPN-Verbindung und ähnliches mehr.

Eine schlauere Lösung ist dann eben die ownCloud. Hier verbindet sich der Mitarbeiter nicht mit dem Firmennetzwerk, sondern mit einem Server, welcher über das Internet immer, jederzeit und von überall aus zu erreichen ist. Über einen installierten Client kann man Informationen einfach lokal in einem Ordner ablegen und sobald die Client-Software eine Verbindung zum Server schafft werden im Hintergrund Daten zwischen Rechner und Server aktualisiert. Das kann man natürlich auch gut verwenden wenn man mit zwei oder mehr unterschiedlichen Rechnern arbeitet. Der Datenstand ist immer aktuell.

Eine Bedrohung durch kompromittierte Heimnetzwerke kann dem Unternehmen egal sein, denn es gibt keinen direkten Zugriff auf das Firmennetzwerk. Natürlich muss dafür gesorgt sein, dass Arbeitsrechner an sich vor Schadsoftware oder Übergriffen geschützt sind, aber das ist ein anderes Thema.

Kolaboratives zusammenarbeiten kann so einfacher realisiert werden. Entweder werden Texte verfasst und durch die Ablage in der eigenen Cloud Kollegen zugängig gemacht, oder man arbeitet direkt dort. Plugins wie z.B. Collabora ermöglichen es direkt über Webbrowser an Textdokumenten zu arbeiten, diese zu speichern und so mit dem Kollegen online ein Dokument zu bearbeiten.

Auch der Einsatz von unterschiedlichen Geräten ist so recht einfach möglich. Einigt man sich auf ein zentrales Datenformat ist der Einsatz von verschiedenen Betriebssystemen (Linux, Windows wie macOS) oder auch unterschiedlicher Hardware wie Tablets oder gar Smartphones (Android, padOS oder phoneOS) sind dabei denkbar.

Dateien können kurzfristig verändert oder angepasst werden und direkt dem Kollegen oder Kunden zugesandt werden. Ein Download für den Kunden ist schnell über eine öffentliche Freigabe gemacht, der Kunde bekommt eine Mail mit einem Link und kann sich die Datei so schnell herunterladen.

Alles in allem sind bei solchen Lösungsansätzen kaum Grenzen vorhanden wie man diese benutzen kann. Im Fall von ownCloud gibt es z.B. die Community-Version des Servers welcher kostenfrei geladen und installiert werden kann. Wichtig dabei ist eigentlich nur, dass eine solche Installation von einem Fachmann gemacht wird, denn ein solcher Server steht Tag und Nacht im Internet und kann bzw. wird mit sehr großer Wahrscheinlichkeit angegriffen.

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit sich Lösungen zu mieten (z.B. eine Nextcloud bei Hetzner). Hier fallen dann monatliche Kosten an – das muss jeder für sich selbst entscheiden, denn ein eigener Server ob nun vorhanden oder nicht verursacht durch Strom, Wartung und ähnliches ebenso Kosten – das ist ein Rechenexempel, welcher Weg der sinnvollere ist.

Schlussendlich liegt es an einem selbst welchen Weg man beschreiten möchte. Flexibilität in der Zusammenarbeit, veränderte Arbeitsbedingungen und digitale Sicherheit dabei wird sich allerdings in den nächsten Jahren auch ohne eine Pandemie sicher festigen.

Cornelius Hoffmann

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